Datenorganisation, Freigaben, Sicherheit

Freigaben

10.2.2. Zu einer Freigabe einladen

Um Daten für bestimmte Personen zum Lesen oder zum Bearbeiten freizugeben, können Sie interne Benutzer oder externe Partner zu einer Freigabe einladen. Die Personen erhalten eine Einladungs-E-Mail. Wenn ein externer Partner auf die Freigabe zugreift, wird er automatisch als Gastbenutzer angemeldet.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Als Ergebnis dieser Freigabe erhalten interne Benutzer oder externe Partner bestimmte Berechtigungen an den freigegebenen Daten.

Beachten Sie die folgenden Hinweise:

Die folgenden Ausführungen zu Ordnern gelten auch für Adressbücher und Kalender.

So laden Sie interne Benutzer oder externe Partner zu einer Freigabe ein:

  1. Wählen Sie die App, in der Sie Daten freigeben möchten.

    Wählen Sie in der Ordneransicht einen Ordner.

    Hinweis: Wählen Sie einen Ordner, bei dem Sie die Berechtigung zum Freigeben haben. Je nach App können manche Ordner nicht freigegeben werden.

    In der App Drive wählen Sie alternativ im Anzeigebereich einen Ordner oder eine Datei.

  2. Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Berechtigungen / Andere einladen.

    In der App Drive verwenden Sie alternativ eine der folgenden Methoden:

    • Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Freigeben . Klicken Sie auf Freigabelink erstellen.

    • Wählen Sie im Kontextmenü Freigabelink erstellen.

    Das Fenster zum Anpassen der Berechtigungen öffnet sich.

  3. Geben Sie in Andere hinzufügen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Tipps:

    • Während der Eingabe werden passende Vorschläge angezeigt. Um einen Vorschlag zu übernehmen, klicken Sie darauf.

    • Um Kontakte aus einer Liste zu wählen, klicken Sie rechts im Eingabefeld auf das Symbol Adressbuch .

    Die Eingabe wird als interner Benutzer, Gruppe oder Gast in die Liste eingetragen. Vorgegebene Berechtigungen werden erteilt.

    Optional geben Sie eine Nachricht ein.

  4. Um die Berechtigungen zu bearbeiten, verwenden Sie die folgenden Methoden:

    • Um eine Benutzerrolle anzupassen, klicken Sie auf den Eintrag in Aktuelle Rolle. Wählen Sie im Menü einen Eintrag.

    • Um die Berechtigungen im Detail anzupassen, klicken Sie auf den Eintrag in Detaillierte Zugriffsrechte. Wählen Sie im Menü eine Berechtigung.

    • Um eine Berechtigung zu entfernen, klicken Sie neben dem Namen auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Zugriff widerrufen.

  5. Wenn keine E-Mail-Benachrichtigungen über die Freigabe gesendet werden sollen, deaktivieren Sie Benachrichtigung senden.

    Hinweis: Das Kontrollfeld kann nicht deaktiviert werden, wenn Sie externe Partner zu einer Freigabe einladen.

  6. Wenn Sie in der App Drive einen Ordner freigeben, können Sie bestimmen, dass die Berechtigungen auf alle vorhandenen oder neu angelegten Unterordner dieses Ordners übertragen werden sollen. Dazu aktivieren Sie Auf alle Unterordner anwenden.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Siehe auch:

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