Zusammenarbeit

7.1. Dokumente freigeben

Sie können das geöffnete Dokument für interne Benutzer oder für externe Partner zum Lesen oder zum Bearbeiten freigeben. Dabei erhalten diese Personen eine Einladungs-E-Mail. Wenn ein externer Partner auf das Dokument zugreift, wird er automatisch als Gastbenutzer angemeldet.

So geben Sie das geöffnete Dokument frei für interne Benutzer oder externe Partner:

  1. Klicken Sie in der Office-Menüleiste auf Datei.

    Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Freigeben / Berechtigungen .

    Das Freigabefenster öffnet sich.

  2. In Wer kann auf diesen Ordner zugreifen? bestimmen Sie, wer Zugriff auf das Dokument erhalten soll:

    • Wenn Sie die Daten ausschließlich an bestimmte Personen freigeben wollen, wählen Sie Nur eingeladene Personen.

    • Wenn Sie die Daten nicht nur an bestimmte Personen freigeben wollen, sondern an alle Personen, die einen Link zu den Daten erhalten, wählen Sie Jeder mit dem Link und eingeladene Personen.

  3. Um die gewünschten Personen einzuladen, geben Sie in Personen hinzufügen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.

    • Um die Berechtigung einer Person festzulegen, wählen Sie in Einladen als eine Benutzerrolle.

    • Um die Benutzerrolle einer hinzugefügten Person anzupassen, klicken Sie neben der Person auf die zugewiesene Benutzerrolle oder auf Details.

    • Um die Berechtigung für eine Person zu entfernen, klicken Sie neben der Person am rechten Rand auf das Symbol Aktionen . Klicken Sie auf Entfernen.

    Wenn Sie Personen einladen, wird das Eingabefeld Einladungsnachricht (optional) angezeigt. Bei Bedarf geben Sie eine Nachricht ein.

    Wenn Sie Jeder mit dem Link und eingeladene Personen gewählt haben, können Sie den Link weitergeben, indem Sie neben dem Link auf Link kopieren klicken.

  4. Um die Einstellungen anzupassen, klicken Sie in der Titelleiste auf das Symbol Freigabeoptionen . Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:

    Link-Optionen

    • Wenn die Freigabe nach einer bestimmten Zeit erlöschen soll, wählen Sie in Ablaufdatum einen Zeitraum.

    • Wenn Sie den Zugriff mit Hilfe eines Passworts schützen wollen, geben Sie in Passwort (optional) ein Passwort ein. Wenn Sie den öffentlichen Link per E-Mail verschicken, enthält die E-Mail das Passwort.

    • Wenn ein Link auch für alle Unterordner gelten soll, aktivieren Sie Mit Unterordnern freigeben.

    Einladungsoptionen

    • Damit Personen, die Sie zu einer Freigabe einladen, automatisch eine Nachricht erhalten, aktivieren Sie Benachrichtigung per E-Mail senden.

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